MATERI 1

Administrasi Humas Dan Keprotokolan

Anggota Team3 XI :

1. Ahmad Sofyan 

2. Eka Susilowati

3. M Ilham

4. Sella Wati R

5. Zahra Mutiara F

A. Humas

Pengertian humas (hubungan masyarakat) adalah usaha untuk membangun dan mempertahankan reputasi, citra dan komunikasi yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan masyarakat. Kesuksesan atau kegagalan dari sebuah organisasi dapat dipengaruhi oleh kegiatan humas atau Public Relations (PR).
Di era keterbukaan informasi seperti saat ini, dimana masyarakat atau publik sudah semakin kritis terhadap pemberitaan, maka peran humas sangat penting sebagai layanan publik untuk memberikan informasi yang jelas dan sesuai ddengan cara yang baik dan benar agar dapat diterima publik.
Dunia kehumasan atau public relations akan selalu bergerak dinamis seiring perubahan di tengah masyarakat. Perubahan yang terjadi baik dalam skala kecil maupun skala besar harus menjadi perhatian seluruh praktisi kehumasan agar peran humas kian kontekstual namun tetap profesional.

B. Pengertian Publik dan Protokol

Istilah “Public” dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai “Publik”, yaitu sebagai salah satu kelompok dalam masyarakat yang sifatnya heterogen. Dalam masyarakat terdapat sekelompok orang yang homogeny. Yang homogeny inilah yang dapat dikategorikan sebagai “Publik”.
Pengertian publik seacara universal yaitu, sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”. Selanjutnya pengertian publik ini berkembang dan dapat dilihat dari berbagai klasifikasi, yang antara lain:

1.      Publik secara kuantitatif
Yang dimaksud dengan publik secara kuantitatif adalah: ditandai dengan adanya jumlah orang-orang yang terdapat dalam suatu kelompok tertentu, yakni terdiri dari dua orang atau lebih yang semuanya memiliki minat yang sama terhadap suatu hal.

2.      Publik secara geografis
Yang dimaksud disini adalah jika di dalamnya terdapat tanda adanya sejumlah orang yang berkumpul bersama-sama di suatu tempat atau wilayah tertentu.

3.      Publik secara psikologis
Secara psikologis yang dimaksud dengan publik adalah jika di dalamnya ditandai dengan adanya sejumlah orang yang sama-sama mempunyai minta dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal tanpa ada sangkut paut dengan tempat dimana mereka berada.

4.      Publik secara sosiologis
Ditandai dengan adanya sejumlah orang yang mempunyai keinginan yang sama, dasar yang sama, dan berkehendak untuk memecahkan masalah social bersama-sama.
Dengan demikian, istilah “Public” dalam kaitannya dengan Public Relations yang diterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia adalah “Masyarakat” adalah tidak tepat, karena perkataan “Masyarakat” dalam Bahasa Inggris adalah “Society”, dimana secara ilmiah yang dimaksudkan dengan masyarakat adalah didasarkan pada karakteristik yang berbeda dengan karakteristik publik, yang antara lain: Heterogen, Anonim, dan Large.
Sedangkan kata “Relation” (tanpa “s”) diterjemahkan sebagai “hubungan”. Kaitannya dengan Public Relations, dimana relations yang dimaksud menggunakan “s”, ini berarti menunjukkan arti yang sifatnya “jamak”. Dengan demikian terjemahan relations yang tepat seharusnya “Hubungan-hubungan”.

Dari gambaran di atas dapat disimpulkan bahwa Public Relations secara harfiah berarti: “Hubungan-hubungan antar publik”. Ini berarti bahwa jika Public Relations diterjemahkan dengan “Hubungan Masyarakat” adalah kurang tepat, namun sampai saat ini masyarakat sudah terlanjur mengenal istilah hubungan masyarakat sebagai kata lain dari public relations dan sangat sulit untuk diluruskan meskipun sudah ada usaha kearah itu.
Selanjutnya berikut ini beberapa definisi dari Public Relations, yaitu sebagai berikut:

1.      British Institute of Public Relations (IPR)
“Public relations practice is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual understanding between an organization and its publics”
Definisi menitikberatkan pada:
• Kegiatan public relations merupakan upaya yang terencana dan terorganisasi, serta bersifat terus-menerus/berkelanjutan.
• Kegiatan tersebut bertujuan untuk mendapatkan pemahaman timbal balik antara organisasi dan khalayak-khalayaknya.

2.      Guru PR Frank Jefkins
“Public relations consists off all forms of planned communication, outwards and inwards, betwee an organization and its publics for the purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding.”
Definisi ini menyempurnakan IPR, di mana ditekankan tujuan public relations bukan hanya mendapatkan pemahaman timbal balik, lebih dari itu tujuannya adalah untuk mencapai sasaran-sasaran yang spesifik.

3.      Mexican Statement
Kongres dunia Public Relations Associations di kota Mexico pada tahun 1978 menyepakati pernyataan berikut ini sebagai definisi public relations:
“Public relations practice is the art and social science of analyzing trends, predicting their  consequensces, counselling organizations leaders, and implementing planned programmes of action which will serve both the organisations’s and public interest.”

C. Tujuan, fungsi, peran dan tugas
Dalam buku Public Relations : Teori dan Praktek yang ditulis oleh Djanalis Djanaid (1993) disebutkan dua fungsi PR yaitu :

1. Fungsi Konstruktif

Dianalogikan sebagai “penata jalan “.Jadi, humas merupakan “garda” terdepan
yang dibelakangnya terdiri dari “rombongan” tujuan-tujuan
menerima kebijakan organisasi untuk mengetahui kepentingan
publik,mengevaluasi perilaku publik maupun organisasi untuk
kepada manajemen,menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling
pengertian,percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau
organisasi yang diwakilinya.

2. Fungsi Korektif

Berperan sebagai pemadam kebakaran,yakni apabila sebuah organisasi atau
lembaga terjadi masalah-masalah atau krisis dengan publik,maka humas harus
Sementara Cutlip and Center mengatakan bahwa fungsi PR meliputi hal-hal berikut
• Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi
• Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
• Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum.
• Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik,baik internal maupun eksternal.

D. Peranan Petugas Humas

Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial yang dikenal dengan peranan di tingkat messo (manajemen) dapat diuraikan menjadi 3 peranan,yakni expert pereciber communication,problem solving process facilitator dan communicatoin facilitator dan juga peranan teknis .Sehingga bisa dijelaskan lebih jauh terdapat 4 peranan yakni :

1. expert pereciber communication
Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perudahaan/organisasi.Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.

2. Problem solving process facilitator

Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis.Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.

3. Communication facilitator
Petugas humas sebagai fasilitayor atau jembatan komunikasi antara publik
dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada
misscommunication.

4. Technician Communication
Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang
menyediaka layanan di bidanh humas.

E. Tugas Humas

Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas yakni :

1. Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku     publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk

2. merumuskan kebijakan organisasi.
Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik.

3. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.

F. Media Humas

Media yang dapat digunakan oleh humas untuk mencapai tujuan-tujuan humas:

1. Iklan
Rhenald Kasali dalam Manajemen Public Relation (1994) menyebutkan iklan korporat. Iklan korporat dapat dikatakan sebagai iklan yang tidak secara langsung menampilkan produk, melainkan lebih menampilkan "sosok" produsen. Iklan jenis ini lahir dari adanya hasil riset yang menunjukkan bahwa perilaku konsumen sebagian didorong oleh citra atu reputasi produsen. Masih menurut Rhenald (1994:151), setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yakni public relation advertising, institutional advertising, corporate identify advertising, dan recruitment advertising.

a.       Public Relation Advertising
Adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan tujuan menjelaskan tentang suatu hala menyangkut pelayanannya. Sifat pesanannya adalah informative atau sekedar pemberitahuan melalui media massa. Keuntungan iklan jenis ini adalah mengurangi kesalahan petugas humas dalam menyampaikan hal-hal yang mungkin belum dikuasai.

b.      Institutional Advertising 
Iklan jenis ini bertujuan untuk memperkuat image dan awareness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofi. Keuntungan jenis iklan ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih "berwibawa" dan mengesankan "kebesarannya"

c.       Corporate Identity Advertising
Adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik, logo, warna identitas, nama perusahaan, dan desain fisik lainnya. Jenis iklan ini bisanya digunakan bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas. Keuntungan iklan ini adalah dapat mempermudah masyarakat mengenal dan mengingat perusahaan.

d.      Recruitmen Advertising
Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata,, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan tersendiri bagi masyarakat untuk menilai reputasi perusahaan.
Praktisi humas yang care terhadap terbentuknya image perusahaan seharusnya dilibatkan dalam proses pembuatan iklan. Begitu pula perusahaan dapatmembuat dan merancang iklan yang membawa pesan image tertentu tentang perusahaannya secara elegan.

G. Pameran

Selain iklan, pameran juga digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan humas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan sendiri mupun organisasi lein, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pameran yang biasanya dengan upacara dan mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang kedatangan pers.
Bagian humas dapat juga memanfaatkan pameran untuk menyebarkan sebanyak mungkin publikasi melalui kartu, display, booklet, leaflet tentang perusahaan.  Stand pameran mencerminkan perusahaan, penjaga stand hars mencerminkan budaya organisasi, bahan-bahan pameran yang mencerminkan kualitas produk, dan sebagainya. 

1. Media Internal
Media internal atau dikenal dengan istilah majalah Ing-griya, merupakan suatu terbitan yang ditujukan untuk publik internal (karyawan dan keluarga karyawan), berisi tentang beberapa informasi perusahaan, sifatnya top down maupun bottom up, tujuannya untuk menciptakan kondisi yang well informed dan membina loyalitas antara karyawan dengan perusahaan. Terbitan Ing-griya dapat juga sebagai media publikasi tersendiri bagi perusahaan di kalangan eksternal publik.

2. Fotografi
Kekuatan gambar (foto) melebihi kata-kata. Selalu member dampak otentik. Dalam humas sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Foto yang digunakan untuk keperluan publikasi maupun yang lain mestinya tidak boleh bertentangan dengan terjaganya image perusahaan.

3. Film

Film bagi humas merupakan media komunikasi, instruksi, riset dan sebaginya. Tidak hanya film dokumenter, film ceritapun merupakan media yang efektif. Dewasa ini melalui media televisi, film-film profesi bermunculan dan membawa misi mengangkat citra profesi tertentu. Tujuan film-film adalah membentuk image positif.

4. Pers
Termasuk dalam kelompok media massa adalah radio, televisi, surat kabar, majalah, dan buku. Media massa yangmempunyai sifat serempak, dapat menjangkau khalayak luas dan priodik menjadi perhatian yang "agak berlebihan" bagi praktik humas. Banyak perusahaan yang khusus membentuk bagian humas atau mengangkat petugas humas untuk keperluan hubungan media massa ini. Beberapa kegiatan yang dilakukan huumas dalam hubungan ini adalah jumpa pers, perss tour, press clipping. Humas juga dapat memposisikan pers sebagai sumber informasi dan evaluasi.

H. Jenis Media Humas : 

1. Media pers (press)
Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat secara umum, baik yang berskala regional maupun nasional atau bahkan internasional, koran-koran gratis, majalah-majalah, yang diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu; buku-buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.

2. Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter
Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang berskala lokal, nasional hingga internasional baik yang dipancarkan secara luas maupun yang dikemas secara khusus.

3. Televisi
Televisi sebagai media PR tidak hanya televisi nasional atau regional tapi juga televisi internasional, termasuk pula sistem-sistem teletex.

4. Pameran (exhibition)

Selain iklan, pameran juga digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan humas. Kegiatan pameran, baik yang diadakan sendiri mupun organisasi lein, merupakan ajang publikasi yang baik. Pembukaan pameran yang biasanya dengan upacara dan mengundang beberapa pejabat atau tokoh masyarakat akan mengundang kedatangan pers.

5. Bahan-bahan cetakan (printed material)
Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.

7.      Penerbitan buku khusus (sponsored books)
Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja mengenai seluk-beluk organisasi, petunjuk lengkap mengenai cara penggunaan produk-produknya atau bisa juga mengenai keterangan tentang berbagai aspek yang berkenaan dengan produk atau organisasi itu sendiri.

8.      Surat langsung (direct mail)
Surat PR seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.

9.      Pesan-pesan lisan (spoken words)
Penyampaian pesan PR juga bisa dilakukan melalui komunikasi langsung atau tatap muka.

10.    Pemberian sponsor (sponsorship)
Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PRnya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor ini juga sering dilakukan dalam rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha pemasaran.

11.    Jurnal organisasi (house jurnals)
Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.

12.    Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity)
Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya. Ciri khas organisasi atau identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan khalayak atas keberadaan dari organisasi yang bersangkutan.

13.    Bentuk-bentuk media humas lainnya
Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada kemasan produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka bukanlah binatang ekonomi yang semata-mata mengejar keuntungan.

Hambatan komunikasi dibagi menjadi empat yaitu..

1.      Hambatan bahasa: semua bentuk yang dipergunakan dalam proses penyampaian berita, yaitu bahasa lisan, bahasa tertulis, gerak-gerik, dan sebagainya.
Contoh : Jika di hotel anda menemukan tamu Spanyol yang tidak bisa berbahasa Inggris, sedangkan anda tidak bisa berbahasa Spanyol.

2.      Hambatan struktur: hambatan yang ditimbulkan oleh perbedaan tingkat jabatan dalam struktur atau hirarki dalam organisasi.

Contoh: bawahan yang tidak berani mengkritik kesalahan atasannnya

3.      Hambatan jarak / geografis: apabila antara kedua belah pihak yang mengadakan interaksi berada dalam suatu tempat yang berjauhan, sehingga mengalami hambatan dalam komunikasi.
Contoh: Jason ingin menelpon saudaranya yang tinggal di plosok, namun tidak bisa karena sinyalnya tidak sampai di daerah sana

4.      Hambatan latar belakang: ditimbulkan oleh perbadaan latar belakang (background) pada diri seseorang sehingga menimbulkan gap atau rintangan dalam proses komunikasi. Hambatan latar belakang dapat dibedakan : latar belakang social dan latar belakang pendidikan.

I. MACAM-MACAM HUMAS

A.    Humas Pemerintah

Humas pemerintah pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institusi pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingan yang sangat komplek pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang meletak dalam setiap program/kegiatan pemerintah, antara lain sebagai berikut:
1.      Program pemerintah ditunjuk untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan (intelejensi) yang beragam.

2.      Sering kali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat, bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.

3.      Program pemerintah selalu mendapat controlling/pengawasan dari berbagai kalangan terutama pers, Lembaga Swadaya Masyarakat, dan sebagainya.

Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan dengan media, masalah umum, dokumentasi dan publikasi. Sementara itu, kegiatan-kegiatan yang biasanya ditangani oleh humas antara lain adalah konferensi pers, membuat pers release, press clipping, pameran-pameran, penerbitan media interen, mengorganisir pertemuan dengan masyarakat, penerangan melalui berbagai media komunikasi bagi masyarakat, mendokumentasi berbagai kegiatan instansi, mengorganisir kunjungan-kunjungan para pejabat, menerima keluhan masyarakat/publik.

B.     Humas Industri dan Bisnis

Humas industri dan bisnis telah diterima oleh perusahaan-perusahaan besar. Humas disana merupakan fungsi menejemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan. Humas dalam industri dan bisnis berkembang sering dengan masyarakat terhadapp keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajement terutana didalam industri dan bisnis.Kesadaran masyarakat tentang pengaruh keputusan industri dan bisnis terhadap hal-hal diatas dan masyarakat sebagai sasaranmarket industri dan bisnis di sisi yang lain, menimbulkan kesadaran kalangan industri dan bisnis untuk ikut memperhatikan danmelibatkan peranan masyarakat terhadap keputusan mereka.
Masyarakat dapat digunakan oleh industri untuk mempengaruhi legislative, pengesahan undang-undang uatau peraturan, usaha-usaha lobi masyarakat, liputan pers, komentar editorial, surat pembaca ataupun dalam usaha pemberitahuan kepada cabang-cabang perusahaan. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi ; hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan peraturan marketing PR (MPR), hubungan pemegang saham, hubungan dengan karyawan, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan antar perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan (legeslatif dan eksekutif).

C.    Humas Sosial

Banyak aktivitas humas yang menyangkut kesejahteraan umum terpisah dari implikasi-implikasi komersial yang biasa. Berikut ini beberapa praktik humas dalam organisasi-orgganisasi sosial, latar belakang, dan penerapan-penerapannya.

1.      Humas Penegak Hukum
Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalam kepolisian. Penegak hukum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik.

2.      Humas Organisasi Keagamaan
Organisasi-organisasi keagamaan sekarang mulai menyadari pentingnya media masa untuk mencapai para jamaah dari mempropagandakan doktrin-doktrin mereka.

3.      Humas Profesi
Profesi kedokteran, profesi pengacara, profesi wartawan, profesi artis dan sebagainya, juga tidak kalah dalam menggunakan pendekatan humas untuk berkomunikasi dengan masyarakat.

4.      Humas Organisasi Sukarela

Ada banyak organisasi sukarela, puluhan, ratusan, bahkan mungkin ribuan, dan kebanyakan mereka membutuhkan dana terus menerus. Sehingga dapat dikatakan pencarian dana merupakan tujuan pokok dari organisasi ini, dana ini nantinya untuk membiayai kerja sosial, kesejahteraan masyarakat, dan hal-hal lainnya. Menerbitkan majalah internal, surat edaran, selebaran-selebaran, publikasi, kop surat, dan sebagainya. Citra organisasi sosial sangat penting bagi kesuksesan baik dalam menarik dana bantuan ataupun menjamin kerjasama dari para pekerja sukarela. Disitulah perlunya organisasi sukarela memerlukan nasehat ahli humas dan menggunakan pendekatan kehumasan.

D.    Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan bidang pariwisata, bidang komunikasi, transportasi, tukar menukar dibidang pendidikan seperti pertukaran dosen dan mahasiswa, timbulnya masalah internasional, dalam bidang ekonomi, politik dan sebagainya. Petugas humas akan di rekrut dari berbagai negara untuk menghindari bias. Media yang biasa digunakan adalah pers, film, konferensi,study group, dan sebagainya. Jelas bahwa aktivitas humas tidak dapat dibatasi oleh batasan-batasan Negara.

KEGIATAN HUMAS DI DALAM KANTOR

1. Mensosialisasikan segala bentuk kegiatan maupun acara kehumasan yang diselenggarakan oleh organisasi
2. Menjalin komunikasi yang efektif dengan para stakeholder-nya melalui informasi yang diberikan melalui bergam materi publikasi.
3. Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik dua arah dengan berbagai pihak.
4. Menghadapi crisis perusahaan (facing of crisis)
5. Menangani keluhan (Complaint) dalam menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk menajemen krisis dan PR recovery of image yang berfungsi memperbaiki lost of image and damage
6. Pelaksanaan penyiapan bahan materi penerangan kepada masyarakat
7. Penyaluran delegasi pengaduan masyarakat
8. Mempersiapkan bahan-bahan publikasi yang objektif kepada masyarakat
9. Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan yang bersifat internal maupun yang
melibatkan masyarakat umum seperti bakti sosial dalam
rangka membangun dan memelihara image positif organisasi
10. Menampilkan citra organisasi yang lebih dinamis, progresif dan professional
11. Membantu pimpinan mencapai tujuan perusahaan
12. Selalu menjaga para manager agar “Well informed”, yaitu mendapat informasi yang cepat dan hangat tentang situasi terbaru, termasuk perubahan opini di masyarakat
13. Selalu menjaga para manager dari reaksi yang kurang menyenangkan dari masyarakat terhadap aktivitas perusahaan dan mampu memberikan saran yang dapat mempersuasi masyarakat luas guna meredam reaksi yang kurang menyenangkan menjadi menyenangkan
14. Mengkomunikasikan kebijakan dan aktifitas perusahaan melalui media massa yang ada misalnya; surat kabar, BOB News, Wibesite, dll.
15. Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya
16. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik
17.Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memper
oleh kejelasan tent
ang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
18. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif
19.  Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan
20. Menciptakan hubungan baik dengan karyawan
21. Menciptakan hubungan baik dengan pemegang saham
22. Mengendalikan peralatan dan fasilitas yang ada dalam perusahaan agar perusahaan tetap mengahasilkan suatu produk.

J. Teknik penyelenggaraan rapat

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama. Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu-ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

Rapat akan menjadi efektif bila :
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Teknik mengelola rapat pimpinan
Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :
1.     Why, mengapa rapat diselenggarakan
2.     What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3.     Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penentuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4.     Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5.     When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6.     How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.
Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat :
1.     Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
2.     Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup air tawar saja (aq*a). Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break.

Pengelolaan Tempat Rapat.
1.     Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat.
2.     Jika rapat diselenggarakan di Ruang lain, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat.
3.     Jika rapat diselenggarakan di luar Ruangan, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia.

Mempimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan Organisasi langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
1.     Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2.     Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3.     Memahami Setiap acara rapat
4.     Memahami Perencanaan prosedur rapat
5.     Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6.     Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7.     Mempersiapkan perlengkapan rapat
8.     Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
1.     Berbicara spontan,
2.     Mengemukakan gagasan cemerlang
3.     Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4.     Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan